Kalau Anda merasa kewalahan menghadapi setumpuk tugas, jangan panik. Tarik napas dalam-dalam sebelum melakukan aksi merapikan pekerjaan yang kacau balau itu. Dengan sistematis yang tepat, setumpuk pekerjaan pun bisa berlalu tanpa kesulitan.
Berikut cara mengatasinya :
1. KLASIFIKASI
Hematlah waktu dengan mengklasifikasikan semua pekerjaan dalam 4 kategori, “harus diselesaikan segera”, “bisa ditunda”, “bisa didelegasikan”, dan “perlu ditindaklanjuti” sambil menunggu informasi lebih detail. Cara ini akan membantu Anda berpikir dan bertindak cepat. Kalau sudah terbiasa kelak Anda bisa memberlakukan langkah ini dalam bidang apa saja. Termasuk pekerjaan, janji, kertas kerja, maupun keputusan yang harus Anda ambil.
2. MENEMPATKAN DENGAN TEPAT
Kelompokkan menjadi 4 kategori pula penempatan berkas-berkas. Misalnya, berkas-berkas materi kerja yang digunakan setiap saat, simpanlah dalalm rak khusus dan tempatkan di atas meja Anda agar Anda muudah menjangkaunya saat diperlukan. Kedua, berkas-berkas yang digunakan beberapa kali dalam seminggu, bisa Anda taruh di filing cabinet yang berada di belakang atau samping menja kerja. Sementara berkas-kertas semiaktif yang jarang d imanfaatkan bisa diletakkan di lemari khusus di pojok ruang. Sedangkan berkas-berkas yang tak lagi digunakan, simpanlah di gudang.
3. BUATLAH INDEKS BERKAS
Sebuah daftar sederhana mengenai apa saja yang tersimpan di tiap laci atau map khusus akan sangat menolong Anda saat mencari sebuah surat. Tanpa harus mengobrak-abrik semua laci, Anda dapat dengan mudah menemukan sesuatu.
4. PERTIMBANGAN MATANG
Tidak semua memo atau undangan perlu Anda penuhi. Pertimbangankan baik-bai konsekuensinya. Bila memungkinkan Anda tak hadir tolaklah secara halus. Tentu saja harus dengan pertimbangan matang, bukan untuk mencari “pelarian” dan kesenangan semata.
5. DISTRIBUSIKAN TUGAS
Jangan mngeuras tenanga untuk hal-hal sepele. Namun jangan berhenti ditengah jalan bila Anda telah memulai suatu pekerjaan. Kalau hanya untuk fotokopi atau pekerjaan pekerjaan teknis, jangan ragu meminta bantuan staf Anda. Bila mendesak pun, Anda tinggal memperkerjakan tenaga tambahan untuk menemukan angka-angka laporan selama 3 tahun terakhir, misalnya. Mendistribusikan tugas Anda jauh lebih efisien ketimbang Anda harus menguburkan diri berminggu-minggu mencarinya sendirian, sementara tugas pokok Anda pun jadi terbengkalai.
6. BERSIH TAK BERARTI RAPI
Ada orang yang hanya bisa bekerja bila meja dan lingkungan kerjanya serba rapi, dan teratur. Namun tidak sedikit pula yang betah bekerja dengan tumpukan kertas kerja yang morat-marit. Tetapi morat-marit tidak berarti Anda harus tak rapi. Anda harus tahu dengan tepat, di mana letak masing-masing surat, sekalipun meja Anda begitu berantakan.
7. PINDAHKAN TELEPON
Meletakkan telepon di meja kerja hanya kan membuyarkan konsentrasi kerja Anda akibat deringannya. Lebih aman bila meletakkannya jauh dari meja Anda untuk meminimalisasikan gangguan.
8. PASANG JADWAL TELEPON
Mintalah bawahan atau sekretaris Anda menyering semua telepon. Jangan lupa memintanya mencatat nama, nomor telepon, dan pesan si penelepon. Sediakan waktu khusus 1-2 jam di pagi hari, sesuai kebutuhan, untuk menghubungi atau membalasi telepon-telepon penting. Langkahini dapat membantu Anda menghindar dari keharusan meladeni semua dering telepon yang masuk. Kalaupun ingin ber “say hello” pada teman-teman secara pribadi (bukan mitra kerja) Anda, toh, masih punya waktu luang di saat tugas-tugas penting sudah rampung.
9. UTAMAKAN HAL TERPENTING
Biasakan mengerjakan hal penting lebih dulu baru melengkapinya dengan detail-detail khusus. Anda akan menghemat waktu sekaligus tak terjebak dalam pembicaraan yang tak perlu. Dengan cara ini, orang lain pun akan tahu betapa menghargai waktunya Anda.
10. BERI KODE PESAN TELEPON
Agar lebih efisien, mintalah sekretaris Anda memberi kode tiap pesan telepon yang masuk untuk Anda. Semisal 1 untuk pesan yang harus dihubungi, 2 untuk pesan yang bila memungkinkan harus dibungi hari ini. Sementara untuk pesan yang bisa ditangani bila ada waktu luang, diberi kode 3 dan 4 untuk pesan sekadar informasi. Dengan hanya membaca kode, Anda bisa langsung menyoritr pesan-pesan telepon yang Anda terima. Ini jauh lebih wfisien letimbang menumpuk semua pesan tadi, tanpa tahu mana yang harus diprioritaskan.
11. JANGAN TERPAKU PADA PESAN SURAT
Sudah jadi kebiasaan orang bila ingin memperoleh jawaban secara cepat, membubuhi tanda “urgent”. Jangan terkecoh. Baca dulu isinya dan klasifikasi sendiri sesuai pendapat Anda.
12. MILIKI KERANJANG BERLABEL
Gunakan keranjang kecil berlabel, “segera”, “butuh jawaban”, dan “harus dibaca”. Beri tanda khusus pada pekerjaan berskala besar. Buatlah file khusus dengan catatan-catatan yang bisa dipaang dan dilepas untk masing-masing pekerjaan, ambil segera kertas-kertas kerja yang berkaitan dengan proyek tersebut kemudian tempelkan di situ. Hingga bila suatu saat harus menjawab surat penting atau membuat laporan, Anda tak perlu buang-buang waktu untuk mencari data penunjang yang dibutuhkan.
13. BACA HANYA SEKALI
Bacalah dokumen-dokumen rutin secara cepat. Namun sediakan waktu lebih untuk membaca laporan kerja atau artikel-artikel yang cukup rumit permasalahnannya secara hati-hati. Akan tetapi hindari membuang waktu untuk membaca ulang materi yan itu-itu juga. Caranya, tandai poin yang Anda anggap penting saat membaca.
14. MANFAATKAN CATATAN PENDEK
Tuliskan jawaban pendek dan seperlunya dalam memo tugas antar departemen. Kemudian segera sampaikan pada yang bersangkutan. Akan lebih baik bila Anda menambahkan komentar singkat yang bersifat membangun dan memberi sentuhan pribadi. Seperti “ide yangbagus, teruskan!”.
15. SURAT SAJA TIDAK CUKUP
Bila mengirim surat jangan lupa mengkonfirmasikannya lewat telepon. Bisa jadi orang yang dikirimi tak mengerti maksud Anda.
16. WASPADAI “MONSTER” RAPAT
Menurut penelitian, rapat dan ertemuan merupakan pemborosan waktu tertinggi. Jadi pertimbangkan baik-baik sebelum memutuskan sebuah rapat. Betulkah perlu diadakan, besarkah manfaatnya? Jangan-jangan tanpa rapat pun, urusan bisa diselesaikan. Bila rapat memang perlu, mulailah selalu tepat waktu. Hindari pembicaraan di luar masalah.
17. TENTUKAN DEADLINE DENGAN PERTIMBANGAN
Jangan menetapkan batas waktu pekerjaan yang harus Anda selesaikan secara ketat. Apalagi bila alasanya cuma ingin menyenangkan orang lain atau ingin dianggap hebat. Bersikaplah realistis. Tekanan yang berlebihan sebetulnya hanya kan memperpanjang waktu kerja. Anda buang waktu percuma. Belum lagi kelelahan luar biasa yang meracuni Anda. Akan lebih baik bila Anda mempertimbangkan faktor-faktor di luar dugaan dengan menentukan batas waktu yang lebih longgar, namun memberikan hasil yang memuaskan semua pihak.
18. MENGAMBIL PUTUSAN DENGAN CEPAT
Menunda-nunda penangambilan keputusan hanya akan menyita waktu. Juga menyeret Anda pada kondisi kebutaan untuk memperoleh pandangan tentang berbagai alternatif yang bisa ditempuh.
19. BUKAN CUMA MASALAH
Kalau Anda berniat membawa masalah ke atasan, ajukan pula bagaimana pemecahannya. Dengan cara itu Anda kan menghemat banyak waktu. Atasan Anda pun pasti akan mempertimbangkan kreatifitas dan kemampuan berpikir Anda untuk melihat jauh ke depan sebagai nilai lebih yang amat berharga.
BERSAMBUNG
Berikut cara mengatasinya :
1. KLASIFIKASI
Hematlah waktu dengan mengklasifikasikan semua pekerjaan dalam 4 kategori, “harus diselesaikan segera”, “bisa ditunda”, “bisa didelegasikan”, dan “perlu ditindaklanjuti” sambil menunggu informasi lebih detail. Cara ini akan membantu Anda berpikir dan bertindak cepat. Kalau sudah terbiasa kelak Anda bisa memberlakukan langkah ini dalam bidang apa saja. Termasuk pekerjaan, janji, kertas kerja, maupun keputusan yang harus Anda ambil.
2. MENEMPATKAN DENGAN TEPAT
Kelompokkan menjadi 4 kategori pula penempatan berkas-berkas. Misalnya, berkas-berkas materi kerja yang digunakan setiap saat, simpanlah dalalm rak khusus dan tempatkan di atas meja Anda agar Anda muudah menjangkaunya saat diperlukan. Kedua, berkas-berkas yang digunakan beberapa kali dalam seminggu, bisa Anda taruh di filing cabinet yang berada di belakang atau samping menja kerja. Sementara berkas-kertas semiaktif yang jarang d imanfaatkan bisa diletakkan di lemari khusus di pojok ruang. Sedangkan berkas-berkas yang tak lagi digunakan, simpanlah di gudang.
3. BUATLAH INDEKS BERKAS
Sebuah daftar sederhana mengenai apa saja yang tersimpan di tiap laci atau map khusus akan sangat menolong Anda saat mencari sebuah surat. Tanpa harus mengobrak-abrik semua laci, Anda dapat dengan mudah menemukan sesuatu.
4. PERTIMBANGAN MATANG
Tidak semua memo atau undangan perlu Anda penuhi. Pertimbangankan baik-bai konsekuensinya. Bila memungkinkan Anda tak hadir tolaklah secara halus. Tentu saja harus dengan pertimbangan matang, bukan untuk mencari “pelarian” dan kesenangan semata.
5. DISTRIBUSIKAN TUGAS
Jangan mngeuras tenanga untuk hal-hal sepele. Namun jangan berhenti ditengah jalan bila Anda telah memulai suatu pekerjaan. Kalau hanya untuk fotokopi atau pekerjaan pekerjaan teknis, jangan ragu meminta bantuan staf Anda. Bila mendesak pun, Anda tinggal memperkerjakan tenaga tambahan untuk menemukan angka-angka laporan selama 3 tahun terakhir, misalnya. Mendistribusikan tugas Anda jauh lebih efisien ketimbang Anda harus menguburkan diri berminggu-minggu mencarinya sendirian, sementara tugas pokok Anda pun jadi terbengkalai.
6. BERSIH TAK BERARTI RAPI
Ada orang yang hanya bisa bekerja bila meja dan lingkungan kerjanya serba rapi, dan teratur. Namun tidak sedikit pula yang betah bekerja dengan tumpukan kertas kerja yang morat-marit. Tetapi morat-marit tidak berarti Anda harus tak rapi. Anda harus tahu dengan tepat, di mana letak masing-masing surat, sekalipun meja Anda begitu berantakan.
7. PINDAHKAN TELEPON
Meletakkan telepon di meja kerja hanya kan membuyarkan konsentrasi kerja Anda akibat deringannya. Lebih aman bila meletakkannya jauh dari meja Anda untuk meminimalisasikan gangguan.
8. PASANG JADWAL TELEPON
Mintalah bawahan atau sekretaris Anda menyering semua telepon. Jangan lupa memintanya mencatat nama, nomor telepon, dan pesan si penelepon. Sediakan waktu khusus 1-2 jam di pagi hari, sesuai kebutuhan, untuk menghubungi atau membalasi telepon-telepon penting. Langkahini dapat membantu Anda menghindar dari keharusan meladeni semua dering telepon yang masuk. Kalaupun ingin ber “say hello” pada teman-teman secara pribadi (bukan mitra kerja) Anda, toh, masih punya waktu luang di saat tugas-tugas penting sudah rampung.
9. UTAMAKAN HAL TERPENTING
Biasakan mengerjakan hal penting lebih dulu baru melengkapinya dengan detail-detail khusus. Anda akan menghemat waktu sekaligus tak terjebak dalam pembicaraan yang tak perlu. Dengan cara ini, orang lain pun akan tahu betapa menghargai waktunya Anda.
10. BERI KODE PESAN TELEPON
Agar lebih efisien, mintalah sekretaris Anda memberi kode tiap pesan telepon yang masuk untuk Anda. Semisal 1 untuk pesan yang harus dihubungi, 2 untuk pesan yang bila memungkinkan harus dibungi hari ini. Sementara untuk pesan yang bisa ditangani bila ada waktu luang, diberi kode 3 dan 4 untuk pesan sekadar informasi. Dengan hanya membaca kode, Anda bisa langsung menyoritr pesan-pesan telepon yang Anda terima. Ini jauh lebih wfisien letimbang menumpuk semua pesan tadi, tanpa tahu mana yang harus diprioritaskan.
11. JANGAN TERPAKU PADA PESAN SURAT
Sudah jadi kebiasaan orang bila ingin memperoleh jawaban secara cepat, membubuhi tanda “urgent”. Jangan terkecoh. Baca dulu isinya dan klasifikasi sendiri sesuai pendapat Anda.
12. MILIKI KERANJANG BERLABEL
Gunakan keranjang kecil berlabel, “segera”, “butuh jawaban”, dan “harus dibaca”. Beri tanda khusus pada pekerjaan berskala besar. Buatlah file khusus dengan catatan-catatan yang bisa dipaang dan dilepas untk masing-masing pekerjaan, ambil segera kertas-kertas kerja yang berkaitan dengan proyek tersebut kemudian tempelkan di situ. Hingga bila suatu saat harus menjawab surat penting atau membuat laporan, Anda tak perlu buang-buang waktu untuk mencari data penunjang yang dibutuhkan.
13. BACA HANYA SEKALI
Bacalah dokumen-dokumen rutin secara cepat. Namun sediakan waktu lebih untuk membaca laporan kerja atau artikel-artikel yang cukup rumit permasalahnannya secara hati-hati. Akan tetapi hindari membuang waktu untuk membaca ulang materi yan itu-itu juga. Caranya, tandai poin yang Anda anggap penting saat membaca.
14. MANFAATKAN CATATAN PENDEK
Tuliskan jawaban pendek dan seperlunya dalam memo tugas antar departemen. Kemudian segera sampaikan pada yang bersangkutan. Akan lebih baik bila Anda menambahkan komentar singkat yang bersifat membangun dan memberi sentuhan pribadi. Seperti “ide yangbagus, teruskan!”.
15. SURAT SAJA TIDAK CUKUP
Bila mengirim surat jangan lupa mengkonfirmasikannya lewat telepon. Bisa jadi orang yang dikirimi tak mengerti maksud Anda.
16. WASPADAI “MONSTER” RAPAT
Menurut penelitian, rapat dan ertemuan merupakan pemborosan waktu tertinggi. Jadi pertimbangkan baik-baik sebelum memutuskan sebuah rapat. Betulkah perlu diadakan, besarkah manfaatnya? Jangan-jangan tanpa rapat pun, urusan bisa diselesaikan. Bila rapat memang perlu, mulailah selalu tepat waktu. Hindari pembicaraan di luar masalah.
17. TENTUKAN DEADLINE DENGAN PERTIMBANGAN
Jangan menetapkan batas waktu pekerjaan yang harus Anda selesaikan secara ketat. Apalagi bila alasanya cuma ingin menyenangkan orang lain atau ingin dianggap hebat. Bersikaplah realistis. Tekanan yang berlebihan sebetulnya hanya kan memperpanjang waktu kerja. Anda buang waktu percuma. Belum lagi kelelahan luar biasa yang meracuni Anda. Akan lebih baik bila Anda mempertimbangkan faktor-faktor di luar dugaan dengan menentukan batas waktu yang lebih longgar, namun memberikan hasil yang memuaskan semua pihak.
18. MENGAMBIL PUTUSAN DENGAN CEPAT
Menunda-nunda penangambilan keputusan hanya akan menyita waktu. Juga menyeret Anda pada kondisi kebutaan untuk memperoleh pandangan tentang berbagai alternatif yang bisa ditempuh.
19. BUKAN CUMA MASALAH
Kalau Anda berniat membawa masalah ke atasan, ajukan pula bagaimana pemecahannya. Dengan cara itu Anda kan menghemat banyak waktu. Atasan Anda pun pasti akan mempertimbangkan kreatifitas dan kemampuan berpikir Anda untuk melihat jauh ke depan sebagai nilai lebih yang amat berharga.
BERSAMBUNG
Tidak ada komentar:
Posting Komentar